Доку-Сфера
Доку-Сфера — система электронного документооборота.
Решает следующие задачи:
- обеспечение централизованного и безопасного хранения документов организации;
- предоставление сервисов полнотекстового поиска как по атрибутам, так и по содержанию документа;
- организация движения документов между подразделениями, группами сотрудников или отдельными сотрудниками;
- автоматизация и повышение качества контроля исполнительской дисциплины посредством установки и автоматического мониторинга сроков прохождения электронных документов;
- автоматизация создания бизнес-процессов, регулирующих и управляющих маршрутами движения электронных документов;
- обеспечение разграничения прав доступа сотрудников к информационным ресурсам предприятия, как на уровне групп документов, так и на уровне отдельных документов.
Функциональные возможности:
- организация централизованного хранения документов предприятия в едином информационном пространстве;
- создание поискового аппарата по всему фонду электронного архива, позволяющего пользователю проводить многоаспектный поиск как по атрибутам, так и по содержанию документов;
- автоматический контроль за сроками хранения документов;
- безопасный доступ к документам сотрудников предприятия, а также сотрудников удаленных филиалов и подразделений посредством разграничения прав доступа;
- удешевление процессов хранения, поиска, обработки документов предприятия;
- создание бизнес-процессов, управляющих маршрутами и сроками прохождения документов между подразделениями предприятия и отдельными сотрудниками;
- создание справочников, описывающих правила обработки для каждого типа и вида документа;
- автоматическая рассылка электронных уведомлений о движении документа, или изменении его состояния всем заинтересованным лицам;
- автоматическая привязка исходящих документов к входящим – построение цепочек документов;
- автоматическая регистрация входящих документов из внешних ресурсов, например, из электронной почты;
- поддержка бумажных документов предприятия – регистрация бумажных документов, создание метаданных (карточек), отслеживание, и контроль сроков нахождения бумажных документов в подразделениях и у отдельных сотрудников предприятия;
- контроль сроков прохождения документа – для каждого этапа исполнения документа предусмотрена возможность установления срока выполнения;
- автоматическая рассылка электронных уведомлений о превышении сроков выполнения документа, визуальное выделение просроченных документов, а также документов с истекающими сроками, для каждого типа и вида документа предусмотрена настройка момента уведомления о истечении срока выполнения документа;
- учет и анализ рабочего времени сотрудников — автоматическое добавление записей в отчеты занятости при выполнении каждой задачи исполнителем;
- личный кабинет пользователя – при назначении задачи сотруднику, в его личном кабинете, в модуле «календарь» автоматически создается метка на дате, когда задание должно быть выполнено;
- электронная приемная руководства предприятия – любой сотрудник может записаться на прием к руководителю, выбрав время приема из настроенного расписания приема, а также указав тему приема. Также любой сотрудник может задать вопрос руководителю в виде либо приватного, либо публичного электронного сообщения;
- управление рабочим временем сотрудников предприятия – мониторинг прихода/ухода на работу сотрудников предприятия, составление гибких графиков рабочего времени сотрудников.
Защита информации
Предлагаемое решение подготовлено к сертификации ФСТЭК и ФСБ для работы с конфиденциальной информацией и информацией составляющей государственную тайну по классам защищенности 1Г и 1Б.
Предлагаемая технологическая платформа
Доку-Сфера разработана с применением свободно распространяемых программных продуктов с открытым исходным кодом, являющихся лидерами в своих направлениях. В качестве технологической платформы была выбрана Java EE. Данная технологическая платформа позволяет Доку-Сфера функционировать на любой операционной системе, в том числе и на сертифицированной операционной системе Astra Linux Special Edition.
Руководства
Регламент по сопровождению пользователей
Руководство администратора
Руководство оператора